Jak usprawniliśmy

komunikację w firmie Klienta

Wdrożenie systemu komunikacji wewnętrznej w firmie jest jednym z najlepszych sposobów na usprawnienie procesów i zwiększenie efektywności pracy zespołowej. Odpowiednio dostosowane narzędzia komunikacyjne są kluczowe w dzisiejszych czasach, w których wymiana informacji odbywa się często w trybie natychmiastowym, a praca zdalna stała się standardem. Jednym z takich narzędzi jest Mattermost – darmowy i otwartoźródłowy komunikator, który pozwala na szybką wymianę informacji między pracownikami oraz integrację z innymi narzędziami.

W ramach obsługi informatycznej regularnie przeprowadzamy audyty w firmach, które korzystają z naszych usług. W trakcie jednego z takich audytów, zauważyliśmy, że nasz Klient nie dysponuje odpowiednio efektywnymi narzędziami komunikacyjnymi, co wpływa na opóźnienia i utrudnienia w codziennej pracy. Zaproponowaliśmy mu zatem wdrożenie komunikatora Mattermost oraz przedstawiliśmy korzyści wynikające z wprowadzenia tego systemu, a w szczególności: jego szybkość, łatwość obsługi, bezpieczeństwo, a także zdolność do integracji z innymi narzędziami informatycznymi. Po omówieniu wszystkich zagadnień, uzyskaliśmy pełną akceptację Klienta i przystąpiliśmy do realizacji planu wdrożenia.

Wdrożenie systemu Mattermost

Jak przebiegało wdrożenie komunikatora Mattermost u naszego Klienta?

Nasza firma informatyczna dokładnie przeanalizowała potrzeby i wymagania Klienta w zakresie komunikacji wewnętrznej, aby odpowiednio dostosować to narzędzie. Przeprowadziliśmy instalację komunikatora Mattermost na wszystkich stanowiskach roboczych w siedzibie Klienta oraz na telefonach służbowych należących do pracowników firmy. Nasz zespół informatyczny utworzył kanały tematyczne przeznaczone do komunikacji między różnymi zespołami. Dzięki nim pracownicy mogą szybciej i łatwiej porozumiewać się na konkretny temat, bez zbędnego zaglądania do innych wątków i przeszukiwania wielu wiadomości. Kanały tematyczne pozwalają na bardziej skuteczną i zorganizowaną komunikację, co przekłada się na szybsze podejmowanie decyzji oraz osiąganie lepszych wyników. Jest to kolejny ważny element, który przyczynił się do zwiększenia efektywności pracy oraz poprawy koordynacji działań między zespołami.

W ramach wdrożenia komunikatora Mattermost u naszego Klienta, dokonaliśmy również integracji z innymi narzędziami, takimi jak systemy zarządzania projektami, czy narzędzia do automatyzacji zadań. Dzięki temu, zespoły mogą szybciej i sprawniej koordynować swoje działania oraz pracować w jednym miejscu, co przekłada się na zwiększoną efektywność całej firmy.

Przykłady kanałów tematycznych, jakie utworzyliśmy w ramach wdrożenia, to:

Kanał projektowy – przeznaczony dla zespołu projektowego, w którym można szybko i łatwo wymieniać informacje na temat postępów projektu, przesyłać dokumenty oraz ustalać terminy i cele

Kanał wsparcia technicznego – przeznaczony dla zespołu ds. obsługi technicznej, w którym można zgłaszać problemy techniczne i błędy oraz uzgadniać rozwiązania z innymi specjalistami.

Kanał ogólny – to miejsce, gdzie pracownicy mogą swobodnie komunikować się i wymieniać informacje na różne tematy. Jest to świetny sposób na budowanie więzi między członkami zespołu.

Kanał obsługi zamówień – przeznaczony dla pracowników z działów, takich jak sprzedaż, logistyka, czy obsługa klienta. Umożliwia łatwe porozumiewanie się w celu szybkiej realizacji zamówień klientów.

Kanał spraw pracowniczych – dedykowany dla zespołu kadr. Stworzony w celu skutecznej obsługi wszelkich kwestii związanych z pracownikami i sprawami kadrowymi w firmie Klienta.

Końcowy etap implementacji komunikatora Mattermost - efektywne szkolenia dla pracowników Klienta.

Kluczowym elementem wdrożenia Mattermost było także przeprowadzenie szkoleń dla pracowników firmy Klienta. Chcieliśmy mieć pewność, że wszyscy użytkownicy systemu będą umieli efektywnie korzystać z nowego narzędzia. Dzięki temu, udało nam się wprowadzić komunikator Mattermost w sposób sprawny i bezproblemowy, nie zakłócając codziennych prac i zadań.

Efekty wdrożenia komunikatora Mattermost były zauważalne od razu – zespoły mogły natychmiastowo porozumieć się ze sobą w sprawach istotnych dla ich pracy, co skutkowało skróceniem czasu potrzebnego na realizację zadań. Dodatkowo, wprowadzenie komunikatora Mattermost przyczyniło się do lepszej koordynacji działań między zespołami oraz umożliwiło szybsze reagowanie na zmiany i problemy w firmie.

Warto podkreślić, że Mattermost jest łatwy w obsłudze i dostępny na wielu platformach, co znacznie ułatwia pracę i umożliwia szybką komunikację nie tylko w obrębie jednego zespołu, ale także między różnymi zespołami i działami w firmie. Jego wprowadzenie było zatem strzałem w dziesiątkę, co potwierdzili sami pracownicyfirmy naszego Klienta.