Przygotuj firmę na nowy system e-faktur. Wszystko, co musisz wiedzieć o KSeF

Czy Krajowy System e-Faktur (KSeF) skomplikuje funkcjonowanie firm, a może wręcz przeciwnie? Jak to zwykle bywa, punkt widzenia zależy od punktu siedzenia. Na początku każda zmiana wydaje się trudna i niepotrzebna, ale jeżeli jesteśmy na nią gotowi – wszystko staje się łatwiejsze.

Czasu na przygotowania jest coraz mniej, więc nie będziemy marnować go na długie wstępy. Przejdźmy do konkretów i odpowiedzmy na najważniejsze pytania związane z Krajowym Systemem e-Faktur.

Co to jest KSeF?

Jeżeli jesteś przedsiębiorcą, to wiesz, jak chaotycznie wygląda czasami odbiór faktur – jedna firma dostarczy dokument w formie papierowej, inna wyśle go drogą e-mailową, inna zrobi to samo, ale wiadomość trafi do spamu. KSeF ma ujednolicić cały proces. System służyć będzie do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur cyfrowych w formacie XML.

Do korzystania z niego potrzebna będzie bezpłatna aplikacja zapewniona przez Ministerstwo Finansów lub zintegrowane oprogramowania do fakturowania.

KseF a Comarch ERP Optima

Firmy posiadające Comarch ERP Optima muszą jedynie skonfigurować uprawnienia użytkowników, połączyć się z KSeF i… pracować tak, jak do tej pory. Dokumenty będą automatycznie wysyłane do systemu oraz z niego importowane.

Incomtech jest autoryzowanym partnerem Comarch ERP Optima. Skontaktuj się, jeżeli chcesz usprawnić fakturowanie i księgowość w Twojej firmie.

Krajowy System e-Faktur – od kiedy jest obowiązkowy?

Od 1 lutego 2026 r. każda firma jest zobowiązana do odbierania faktur przez KSeF. Termin, od którego trzeba będzie je też wystawiać, zależy od wielkości przychodów.

Harmonogram KSeF

Od 1 lutego 2026 r.

Duże firmy, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł.

Od 1 kwietnia 2026 r.

Pozostali podatnicy – czynni, jak i zwolnieni z VAT z wyłączeniem tych najmniejszych.

Od 1 stycznia 2027 r.

Zwolnione wcześniej podmioty o miesięcznej sprzedaży do 10 tys. zł.

Ważne!

Wystawianie faktur na rzecz osób prywatnych w KSeF jest dobrowolne. Warto też pamiętać, że nie będzie już możliwe wystawienie faktur z datą wsteczną.

Kto jest odpowiedzialny za wystawienie e-faktur w KSeF?

W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych sprawa jest prosta – właściciel. Spółki muszą natomiast wyznaczyć osobę, która jako pierwsza otrzyma dostęp (pierwsza nie znaczy, że jako jedyna). Uprawnienia zostaną przyznane po złożeniu formularza ZAW-FA.

Jeżeli spółka posiada pieczęć kwalifikowaną, może korzystać z systemu na podstawie domyślnych uprawnień właścicielskich, bez konieczności zgłoszeń w urzędzie. To rozwiązanie sprawdzi się też, gdy firma nagle zakończy współpracę ze zgłoszoną osobą. Taką e-pieczęć bezpiecznie wyrobisz w Incomtech.

Obawy związane z KSeF

Każda zmiana przyzwyczajeń wzbudza obawy i nie inaczej jest tym razem. Związane są one często z:

Koniecznością cyfryzacji

„Co na papierze to nie zginie” – na papierze może i nie, ale sam papier może już trafiać do schowka w samochodzie, czy do nieodpowiedniego segregatora. KSeF porządkuje dokumenty w jednym miejscu.

Brakiem bezpieczeństwa

Dostęp do systemu wymaga uwierzytelnienia — profilu zaufanego, kwalifikowanego podpisu lub pieczęci elektronicznej. Nadawane są też konkretne uprawnienia. Nawet jeśli ktoś pozna dane firmy, nie uzyska automatycznie dostępu do jej faktur.

Kosztów

Nie musi ich być, bo system jest darmowy i eliminuje potrzebę drukowania faktur, co przynosi realną oszczędność. Podpis kwalifikowany i pieczęć elektroniczna to rozwiązania płatne, które usprawnią cały proces, ale przydadzą się też w wielu innych sytuacjach, o czym więcej można poczytać na naszej stronie.

Możemy narzekać na KSeF, ale czy to coś zmieni? On i tak się pojawi. Ważne dla Twojej firmy jest jednak to, by nie zrobił tego niespodziewanie.

Źródła: