Przygotuj firmę na nowy system e-faktur. Wszystko, co musisz wiedzieć o KSeF
14 stycznia 2026Krajowy System e-Faktur w teorii miał uprościć fakturowanie, ale w praktyce może okazać się jednym z największych wyzwań, z jakimi muszą zmierzyć się przedsiębiorcy w ostatnim czasie. Z jednej strony wymaga nowego podejścia do procesów, które funkcjonowały od lat, a z drugiej – wciąż wzbudza wiele niepewności i obaw o potencjalne konsekwencje, jeżeli jego wdrożenie nie będzie przebiegać, tak gładko, jak planowano.
Jedne zmiany są dobre i wyczekiwane, a do innych… trzeba się przyzwyczaić. Czasami wystarczy odpowiednie przygotowanie, by wszystko przebiegło sprawniej i przede wszystkim spokojniej. Wyjaśnijmy więc kwestie, które wciąż mogą budzić wątpliwości firm.
Przeczytaj również: Przygotuj firmę na nowy system e-faktur. Wszystko, co musisz wiedzieć o KSeF
Data wystawienia faktury w KSeF
Co prawda Krajowy System e-Faktur umożliwia wystawianie faktur do 15. dnia miesiąca następującego po dokonaniu sprzedaży, ale należy pamiętać, że datą wystawienia będzie moment, w którym przesłano dokument do systemu i nadano mu numer. Nie ma możliwości zrobienia tego z datą wsteczną.
Opóźnienie techniczne, błąd lub awaria systemu może więc skutkować formalnym naruszeniem przepisów.
Rozwiązanie:
- skrócenie wewnętrznych terminów wystawiania dokumentów
- automatyzacja procesu
- wdrożenie procedur awaryjnych na wypadek niedostępności systemu
- korzystanie z oprogramowania zintegrowanego z KSeF (np. Comarch ERP Optima)
Faktury na osoby prywatne
Faktury dla osób fizycznych nie muszą przechodzić przez KSeF. Firma może wystawić je w tradycyjny sposób i przekazać klientowi w formie PDF lub wydruku.
Taka praktyka wprowadza jednak pewne zamieszanie w postaci trudności z utrzymaniem spójności w numeracji, czy archiwizacją dokumentów.
Jak można to ograniczyć?
- przygotowanie jasnych procedur dla klientów indywidualnych
- korzystanie z oprogramowania zintegrowanego z KSeF – skontaktuj się, by uzyskać więcej informacji na ten temat
Nadużycia związane z odbiorem dokumentów
Dane firmy zwykle są ogólnodostępne, przez co do systemu mogą trafiać dokumenty sfałszowane lub przesłane przez pomyłkę, które przedsiębiorca przez przypadek opłaci.
„W KSeF nie jest wymagana akceptacja faktur przez odbiorcę. Faktura jest uznana za otrzymaną w momencie, gdy system nada jej numer”.
Źródło: KSeF
Osoba działająca na szkodę firmy może więc celowo generować dużą liczbę faktur, co nie tylko obciąży dział księgowości, ale również zwiększy ryzyko kontroli.
Dobra praktyka:
- regularne weryfikowanie faktur w systemie
Przeciążenie urzędów
Każda firma zobowiązana do korzystania z KSeF musi zapewnić sobie dostęp do systemu. W przypadku spółek można to osiągnąć, składając formularz ZAW-FA, który wyznacza pierwszą osobę uprawnioną.
To rozwiązanie wiąże się jednak z koniecznością oczekiwania na rozpatrzenie wniosku przez urząd, co może być utrudnione ze względu na dużą liczbę zgłoszeń.
Alternatywa:
- wykorzystanie pieczęci elektronicznej, która uwierzytelni firmę w systemie bez nadawania uprawnień konkretnej osobie
Potrzebujesz pieczęci elektronicznej? Incomtech jest autoryzowanym punktem partnerskim EuroCert. Odwiedź naszą stronę, by dowiedzieć się więcej.
KSeF startuje 1 lutego 2026 r. Początkowo obejmie firmy, których wartość sprzedaży wraz z podatkiem w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł. Dodatkowo od tego momentu każdy przedsiębiorca będzie zobowiązany do odbioru faktur w systemie. Wprowadzono jednak abolicję, która pozwoli na spokojniejsze wdrożenie. – Ustawodawca zagwarantował, że do końca 2026 r. żaden przedsiębiorca nie będzie karany za błędne korzystanie z KSeF – zapewnił Zbigniew Stawicki, Podsekretarz Stanu w MF i Zastępca Szefa KAS.
Źródła:
https://ksef.podatki.gov.pl/pytania-i-odpowiedzi-ksef-20
https://www.linkedin.com/company/eurocertpolska/posts/?feedView=all
https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-jaka-jest-data-wystawienia-e-faktury-w-ksef-wyjasniamy
